Мои должностные обязанности : организация и контроль за работой отдела; организация и контроль делопроизводства (включая электронный документооборот); регистрация входящей и исходящей корреспонденции (включая и с грифом "ДСП"); контроль исполнения документов и формирование отчетов исполнительской дисциплины; согласование организационно-распорядительных документов; осуществление отбора и хранения документов организации (включая руководство работой Экспертной комиссии) ; ежегодное составление итоговых сведений о категориях и количестве заведенных дел; организация и проведение работы по экспертизе научной и практической ценности документов при сдаче их в ведомственный архив; осуществление контроля оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив; прием на хранение в архив в установленном порядке законченных делопроизводством документов отделов; обеспечение сохранности дел в архиве в соответствии с действующими инструкциями и ведомственными перечнями; систематизация поступающие в архив дела; ведение учета дел, хранящихся в архиве; исполнение тематических запросов; осуществление выдачи архивных документов во временное пользование; составление годовых разделы сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу; осуществление отбора документов постоянного хранения и организация работы по обработке документов для сдачи на государственное хранение; составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; уничтожение в установленном порядке дел с истекшими сроками хранения; Осуществление контроля за работой архивов в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями учреждений и архивных служб России; Организация работы по разработке сводной номенклатуры дел; Осуществление контроля за обеспечением хранения дел и оперативного использования служебной информации; Организация работы по проведению научно - технической обработки документов с привлечением сотрудников государственного архива области; Организация работы Экспертно-проверочной комиссии организации; Организация работы приемных руководителя и заместителя руководителя организации и контроль за организацией личного приема граждан начальником и его заместителями; Контроль за ведением учета и выдачи гербовых бланков; Осуществление контроля за состоянием охраны и инженерной защиты зданий, в том числе оборудованных техническими средствами охранной и пожарной сигнализации, как собственными силами так и с привлечением в установленном порядке сторонних организаций; Организация контроля за подготовкой проектов хозяйственных договоров на поставку продукции, выполнение работ, оказание услуг; Организация размещения в соответствии с требованиями действующего законодательства заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг; Организация коммунально - эксплуатационного, транспортного и технического обслуживания сотрудников; Контроль за соблюдением порядка применения и использования франкировальных машин; Обеспечение оснащения организации копировально - множительной техникой, ее техническое обслуживание и ремонт привлечением в установленном порядке сторонних организаций; соблюдать требования нормативных документов по защите государственной тайны. |